Проектное управление является ключевым элементом работы любой компании, способствующим успешному завершению проектов и достижению поставленных целей. В условиях стремительно меняющегося мира умение эффективно управлять проектами становится особенно актуальным.

В данной статье мы представляем 40 основных правил управления проектами. Эти проверенные на практике правила помогут вам эффективно вести проекты с начала до конца. Они охватывают все аспекты работы: планирование, управление рисками, коммуникации, ресурсы и качество. Чтобы сделать их доступными для всех, мы проговорили их на 53 языках!

Не имеет значения, являетесь ли вы опытным менеджером или только начинаете свою карьеру в этой сфере, эти правила помогут вам лучше организовать работу, избежать ошибок и добиться успеха. Применяя их, вы не только улучшите свои навыки, но и внесёте значительный вклад в успех ваших проектов и всей компании.

➞ Часть 1 | Правила №1-10

Пять Шагов для Эффективной Работы с Ограничениями

1. Идентифицируйте Ограничение: Определите, какое именно ограничение замедляет ваш процесс или мешает достижению целей.

2. Оптимизируйте Использование: Разработайте и внедрите стратегию для максимального использования выявленного ограничения.

3. Синхронизируйте Процессы: Настройте все остальные процессы таким образом, чтобы они способствовали максимальной эффективности ограничения.

4. Расширьте Ограничение: Найдите способы увеличить пропускную способность или производительность ограничения.

5. Переходите к Новому Ограничению: После устранения текущего ограничения, идентифицируйте следующее и повторите процесс.

✅ Правило №12

Управление Ограничениями в Мультипроектной Среде: Метод «Дерева Стратегий и Тактик»

В условиях мультипроектной среды крайне важно эффективно управлять ограничениями, чтобы обеспечить своевременное завершение всех проектов. Одним из эффективных методов является использование «Дерева стратегий и тактик по проектам» в сочетании с концепцией «виртуального барабана».

Виртуальный барабан — это наиболее загруженный тип ресурсов в вашей системе, который определяет темп выполнения всех проектов. Для оптимизации работы следующий проект назначается этому ресурсу только после завершения текущего проекта. Это помогает лучше контролировать загрузку ключевых ресурсов и повысить общую эффективность управления проектами.

Метод «Дерева стратегий и тактик по проектам» включает несколько ключевых шагов:

1. Инвентаризация всех текущих проектов: Определите и зафиксируйте все проекты, которые находятся в работе.

2. Соблюдение технологии работы с подрядчиками: Установите четкие правила взаимодействия с подрядчиками и контролируйте выполнение переданных им задач.

3. Устранение плохой многозадачности: Определите и устраните элементы, которые негативно влияют на производительность.

4. Решение о заморозке проектов: Определите, какие проекты необходимо временно приостановить, и разработайте механизм их последующего возобновления.

5. Приоритизация проектов: Решите, какие проекты будут запущены в первую очередь, исходя из их важности и доступных ресурсов.

6. Ускорение завершения текущих проектов: Разработайте стратегии для быстрого завершения текущих задач.

7. Определение проектов с недостаточными ресурсами: Идентифицируйте проекты, которым не хватает ресурсов, и найдите способы их перераспределения.

8. Запуск новых проектов: Определите процесс запуска новых проектов с учетом текущей загрузки ресурсов.

Следуя этой методологии, вы сможете более эффективно управлять мультипроектной средой и достигать поставленных целей в срок.

✅ Правило №13

Определить Самый Загруженный Ресурс в проекте и эффективно распределить работы

Этапы:

1. Определите Самый Загруженный Ресурс:

- Проанализируйте текущие задачи: Посмотрите, какие задачи сейчас выполняются и какие ресурсы задействованы.

- Используйте инструменты мониторинга: Программы для управления проектами, такие как Microsoft Project или Trello, могут помочь вам увидеть, какие ресурсы наиболее загружены.

- Проведите интервью с командой: Поговорите с членами команды, чтобы понять их текущую загрузку и выявить возможные узкие места.

2. Расставьте Работы по Приоритету:

- Приоритизируйте задачи: Определите, какие задачи являются наиболее критичными для проекта и требуют участия загруженного ресурса.

- Сгруппируйте похожие задачи: Если возможно, сгруппируйте задачи, которые можно выполнить параллельно или последовательно без задержек.

- Используйте метод «виртуального барабана»: Этот метод предполагает, что новый проект назначается ресурсу только после завершения текущего проекта. Это помогает контролировать загрузку и избежать перегрузок.

3. Мониторинг и Корректировка:

- Регулярные проверки: Проводите регулярные встречи с командой для оценки текущего состояния проекта и загрузки ресурсов.

- Анализ производительности: Используйте аналитические инструменты для отслеживания производительности и своевременного выявления проблем.

- Гибкость в подходе: Будьте готовы адаптироваться к изменениям и корректировать план в зависимости от новых обстоятельств.

Следуя этим шагам, вы сможете более эффективно управлять загрузкой ресурсов в вашем проекте, минимизировать задержки и повысить общую производительность команды.

✅ Правило №14

Управление Критической Цепью и Питающими Цепями в Проекте

В каждом проекте существует критическая цепь — наиболее длинная последовательность взаимосвязанных задач, которая определяет общую продолжительность проекта. Управление этой цепью является задачей менеджера операций, который также может быть главным техническим специалистом. Его роль заключается в координации всех ключевых событий и обеспечении их своевременного выполнения.

Помимо критической цепи, существует множество питающих цепей — это все остальные операции, необходимые для успешного завершения проекта. Эти цепи включают в себя управление сырьем, материалами, рабочими ресурсами, подрядчиками, разрешительной документацией, пропусками, машинами и механизмами, бытовыми условиями, проживанием, питанием, доставкой персонала, снабжением и обеспечением. Ответственность за эти процессы лежит на директоре по подготовке производства.

Эффективное управление как критической цепью, так и питающими цепями требует слаженной работы всех участников проекта и четкого распределения обязанностей. Только так можно гарантировать успешное завершение проекта в установленные сроки.

✅ Правило №15

Управление Буферами и Ресурсами в Проекте

Руководитель проекта контролирует буферы, которые представляют собой дополнительное время, заложенное в график выполнения проекта для защиты критических задач от задержек. При их исчерпании он перераспределяет ресурсы, чтобы минимизировать риски и соблюсти сроки. Это включает перемещение сотрудников, пересмотр приоритетов и привлечение дополнительных ресурсов. Эффективное управление буферами и ресурсами обеспечивает успешное выполнение проекта.

✅ Правило №16

Введение Бюджетного Буфера в Проекты

Бюджетный буфер должен быть обязательно включен в проект. Если величина бюджетного буфера составляет менее 15% от общей стоимости проекта, - не беремся за выполнение такого проекта.

✅ Правило №17

Правила управления Буферами в Проекте

В процессе управления проектом важно контролировать только один показатель – скорость использования буферов, которые защищают проект от непредвиденных задержек.

Типы Буферов:

Проектный Буфер:

- Защищает весь проект от непредвиденных задержек на Критической Цепи (основном пути выполнения проекта).

Питающий Буфер:

- Защищает Критическую Цепь от задержек на других путях, которые влияют на неё.

Ресурсный Буфер:

- Предупреждает ресурсы (людей, оборудование) заранее о предстоящих критических задачах, чтобы они были готовы к работе без задержек.

Буферное время помогает контролировать прогресс проекта и разделяется на три зоны:

Зона 1 (