Проектное управление является ключевым элементом работы любой компании, способствующим успешному завершению проектов и достижению поставленных целей. В условиях стремительно меняющегося мира умение эффективно управлять проектами становится особенно актуальным.

В данной статье мы представляем 40 основных правил управления проектами. Эти проверенные на практике правила помогут вам эффективно вести проекты с начала до конца. Они охватывают все аспекты работы: планирование, управление рисками, коммуникации, ресурсы и качество. Чтобы сделать их доступными для всех, мы проговорили их на 53 языках!

Не имеет значения, являетесь ли вы опытным менеджером или только начинаете свою карьеру в этой сфере, эти правила помогут вам лучше организовать работу, избежать ошибок и добиться успеха. Применяя их, вы не только улучшите свои навыки, но и внесёте значительный вклад в успех ваших проектов и всей компании.

✅ Правило №1.

Нет руководителя проекта – проект сразу будет запаздывать на 30% времени.

✅ Правило №2.

Для успешного управления проектом важно пользоваться правильной экономикой и понимать, как рассчитывается прибыль.

Формула не является полностью корректной, так как она не учитывает множество факторов.

Использовать формулу "Прибыль = Доходы - Расходы" не совсем корректно, так как она не учитывает множество факторов.

Для более точного анализа и управления вашим проектом правильнее использовать формулы, описанные ниже:

1. Прибыль = Доходы - Проходные и все остальные издержки.

Это более точная формула, учитывающая все виды затрат.

2. Прибыль = Оборотность × Маржинальность.

Эта формула помогает понять, как быстро ваши товары или услуги продаются (оборотность) и какую долю от продажной цены составляет прибыль (маржинальность).

3. Прибыль = (Сумма активов) × (Квадрат скорости производства или продаж).

Формула, основанная на идеях Эйнштейна, подчеркивает важность эффективности и скорости в производственном процессе или продажах.

Для лучшего понимания дохода также можно использовать следующую формулу:

4. Прибыль = Маржинальность × Количество лидов × Коэффициент конверсии в покупатели × Средний чек × Частота покупок - Непроходные затраты.

Эта формула учитывает множество факторов, влияющих на конечную прибыль, включая качество лидов и их конверсию в покупателей, а также среднюю сумму покупки и частоту покупок.

✅ Правило №3.

Планирование проекта с конца.

В отличие от классической системы планирования PERT, современный подход к планированию проекта начинается с конца, а не с начала. Это позволяет более точно определить конечные сроки и ресурсы, необходимые для достижения целей. Также стоит отметить, что планирование задач, которые занимают менее 5% общего времени проекта, обычно нецелесообразно. Такие мелкие задачи могут быть объединены или упрощены для более эффективного управления проектом.

✅ Правило №4.

Использование функционально-стоимостного анализа

При планировании и реализации проекта рекомендуется применять
функционально-стоимостной анализ (ФСА). Этот метод позволяет оптимизировать затраты и ресурсы, обеспечивая максимальную эффективность. Не забывайте также, что иногда стоит инвестировать дополнительные средства для ускорения выполнения задач и достижения целей в более короткие сроки.

✅ Правило №5.

Как избежать недопонимания в управлении проектами

Любой проект, будь то строительство скважины, дороги, дома, промышленного объекта или трубопровода, требует четкой формулировки миссии и целей. Однако даже при самом тщательном объяснении всегда найдутся те, кто поймет их неправильно.

Следствие 1: Даже если вы изложили цель проекта максимально ясно и детально, всегда найдется кто-то, кто интерпретирует ее по-своему.

Следствие 2: Даже если вы уверены, что ваши действия будут приняты с одобрением, всегда найдется кто-то, кто будет недоволен.

Учитывайте эти факторы при планировании и реализации проектов, чтобы минимизировать риски недопонимания и негативной реакции.

✅ Правило №6.

Структурирование проекта: ключевые этапы и элементы

Успешное управление проектом требует четкой структуры и дисциплины. Проект должен быть организован по строгим разделам, включающим:

1. Инициация проекта

2. Целевое планирование, определение проекта и его верификация

3. Система контроля изменений в проекте

В каждом из этих разделов необходимо подробно описать следующие элементы:

- Устав проекта: Основополагающий документ, который определяет цели и границы проекта.

- Структура работ: Подробное описание всех задач и этапов, необходимых для достижения целей проекта.

- Описание результата проекта: Четкое определение того, что будет считаться успешным завершением проекта.

- Требования по качеству: Стандарты и критерии, которым должны соответствовать результаты проекта.

- Содержание работ: Детализированный перечень всех работ, которые необходимо выполнить.

- Исходные установки и возможные допущения: Начальные условия и предположения, на которых основывается проект.

- Процесс контроля за изменением проекта: Механизмы и процедуры для управления изменениями в ходе выполнения проекта.

Следуя этой структуре, вы сможете обеспечить ясность, контроль и эффективность на каждом этапе реализации вашего проекта.

✅ Правило №7.

Чем сложнее техническая сторона проекта, тем меньше необходимости в руководителе с глубокими техническими знаниями.

Следствие 1: Ищите компетентного руководителя проекта. Он самостоятельно подберет подходящих технических специалистов.

Следствие 2: Правило, обратное следствию 1, практически никогда не работает.

✅ Правило №8.

Проект займет втрое больше времени, чем ожидалось, если планирование было недостаточно тщательным, и вдвое больше — если планирование было хорошим.

Закон Мерфи: шутливый философский принцип, который формулируется следующим образом: Если что-нибудь может пойти не так, оно пойдёт не так (англ. Anything that can go wrong will go wrong).

Следствие 1: Даже если кажется, что все учтено и ничего не может пойти не так, будьте уверены — что-то все равно пойдет не по плану.

Следствие 2: Эффективное управление проектом возможно только при использовании ББК (Барабан-Буфер-Канат)*.

Барабан-Буфер-Канат (Drum-Buffer-Rope, DBR, ББК)

*Барабан-Буфер-Канат (Drum-Buffer-Rope, DBR, ББК) — это методология управления производственными процессами, разработанная в рамках Теории ограничений (Theory of Constraints, TOC). Основная цель ББК — оптимизация производственного процесса путем управления ограничениями (узкими местами) для повышения общей эффективности и производительности. Вот расшифровка каждого компонента:

1. Барабан (Drum):

- Барабан представляет собой ограничение или узкое место в производственном процессе, которое определяет темп работы всей системы. Это может быть машина, участок или любая другая ресурсная единица, которая ограничивает производительность всей системы.

- "Барабан" задает ритм работы для всех остальных процессов, чтобы вся система работала синхронно с его возможностями.

2. Буфер (Buffer):

- Буфер — это запас материалов или полуфабрикатов перед узким местом (барабаном), который предназначен для защиты производственного процесса от непредвиденных сбоев и задержек.

- Буфер гарантирует, что барабан никогда не простаивает из-за отсутствия материалов, тем самым обеспечивая его максимальную загрузку и эффективность.

3. Канат (Rope):

- Канат — это механизм синхронизации всей системы с темпом работы барабана. Он связывает все этапы производственного процесса и регулирует выпуск материалов на каждом этапе, чтобы избежать перепроизводства и избыточных запасов.

- "Канат" обеспечивает, что все процессы работают в унисон с барабаном, поддерживая оптимальный уровень загрузки и минимизируя время простоя.

✅ Правило №9.

Управляющий Рычаг: Как Ограничения Влияют на Эффективность Системы

Любая система управляется небольшим числом ключевых элементов. Эти элементы, также известные как ограничения, выступают в роли рычагов воздействия на работу системы.

 

Ограничения обычно находятся в операционных процессах и часто проявляются в виде "бутылочных горлышек", которые определяют пропускную способность и доход всей системы.

Важно помнить:

- Час, потерянный в бутылочном горлышке, — это час, потерянный для всей системы.

- Час, сэкономленный вне бутылочного горлышка, — это иллюзия.

Эффективное управление ограничениями позволяет значительно улучшить производительность и эффективность всей системы.

✅ Правило №10.

Бутылочное горлышко в управлении — это ограничение или препятствие в процессе, которое снижает общую производительность системы.

Ограничения, которые влияют на эффективность вашей системы, могут возникать в трех ключевых областях:

1. Производство: Узкие места в производственном процессе могут замедлить общий поток работы и ограничить объем выпускаемой продукции.

2. Продажи: Проблемы с продажами, такие как недостаток спроса или неэффективные маркетинговые стратегии, могут стать серьезным препятствием для роста компании.

3. Управление: Неверные управленческие решения и установки могут создавать барьеры для оптимизации процессов и внедрения изменений.

Понимание и устранение ограничений в этих областях позволит вам значительно повысить общую производительность и эффективность вашей системы.