В школе, ВУЗе, на курсах нам читали огромное количество лекций, которые касались планирования. Но когда дело дошло до практики, то я не смог увидеть много хороших планок у компаний, организаций или людей, а также его четкого исполнения. Например, вы не раз сталкивались с ситуацией, когда строится новый дом, который обещают сдать в определенное время. На самом же деле сдача готовой постройки происходит гораздо позже. И виноваты в этом не строители, а планирование.

В этой статье мы поговорим о том, почему же так происходит. Когда мы разберемся, то только тогда в Новом Уренгое все будет происходить согласно плану и точно в поставленный срок.

На сегодняшний день можно выделить два типа планов:

1. Когда мне нужно осуществить стандартные и понятные для всех действия
2. Например, построить новый дом в определенном районе по готовому проекту или пробурить новую скважину на месторождении Уренгоя.

В первом случае мое планирование можно назвать вполне равномерным по его степени подробности с самого начала и вплоть до конца. Мне нужно только уделить больше внимания на поставке нужных ресурсов на каждый из этапов плана. Например, когда будет закончено строительство крыши, необходимо чтобы материал для ее покрытия пришел вовремя.

Во втором случае я не буду планировать подробно полностью все мероприятия. Будет достаточно запланировать только первые три шага, а все остальное будет набросано крупными мазками: будет соблюдаться условие неопределенности и множество альтернатив. Подробное планирование в этой ситуации не будет приносить ничего полезного. Залогом успеха, наоборот, выступает скользящее планирование.

Вопрос: «Возможно, мы забыли все те тонкости планирования, которым пытались научить нас профессора и учителя?»

Ответ: «Очень хорошо, что мы это все забыли, ведь они нас учили совершенно не тому, что нужно».

Нас обучали, что нужно создавать правильные графики для последовательных, а также параллельных операций, затем их максимально строго соответствия полученным ресурсам. Они заставляли нас думать о том, что мир застынет и будет ожидать того момента, когда мы осуществим все свои операции с большим восторгом. Чтобы ничего не мешало нам придерживаться поставленного плана.

Но так быть не может и об этом знает совершенно каждый человек. В то же время люди продолжают верить умным и опытным профессорам.

Весь мир подчиняется Мерфи и Паркинсону

Мир, а если быть более точным, операционная среда, починяется немного другим законам: в ней всегда можно столкнуться с Мерфи и Паркинсоном. Это значит, что работа может растянуться ровного на столько, сколько на нее мы отвели своего времени. Когда же мы начинаем следовать плану при выполнении той или иной работы? В последний момент. И при этом мы понимаем, что мы все успеем.

Именно в этот последний момент человек всегда сталкивается с Мэрфи. Например, замерзла та вода, которую привезли для гидроразрыва пласта, а флот уже должен ехать на другую скважину. Перед сдачей комиссии отключили на несколько часов свет, при этом не успели поднять кран и установить на крыше нужное количество баков для воды. Комиссия теперь будет только через месяц. Все это вам знакомо? Именно так всегда и происходит. Это означает только одно: есть и другие законы планирования, более действенные.

Так, как в целостной картине подобные законы никто не описывал, то мы вполне можем назвать их Велики Новоуроенгойскими Законами Успешного Планирования. Давайте более подробно рассмотрим их формулировку.

Вопрос: «Как можно обмануть и не столкнуться с парой Мэрфи-Паркинсон»?

Ответ: Этого можно избежать если использовать закон планирования «Барабан-буфер-канат», который был разработан известным доктором наук Голдраттом.

Барабан

В последнее время рабочая этика была перевернута с ног на голову – нужно всегда выглядеть занятым. В конечном результате, ресурсы ранее по линии начинают производить слишком много незавершенного производства, в котором никто не нуждается. Ресурсы далее по линии – это «бутылочные горлышки», которые не успевают справляться с потоком и несправедливо обвиняются в том, что они недостаточно работают. Совершенно новая рабочая этика – это правило эстафетиста. Если есть хоть немного работы, то нужно работать как можно быстрее. Если нет работы, то нужно всего лишь подождать, пока она появится. В таком случае будут присутствовать сигналы для работы – удар по барабану, который задает «Бутылочное горлышко».

Буфер

Для того, чтобы операционный процесс был защищен от ударов Мэрфи, необходимо, чтобы ограничение имело достаточное количество работы, даже в том случае, когда у ресурсов ране по линии возникли какие-то сбои. Затем нужно установить определенный интервал времени и запустить материалы, работы в систему на один интервал раньше, чем они смогут пригодиться в ограничениях. Подобное называется Буфер.

Канат

Под понятием привязать Канат, мы подразумеваем то, что нужно немного придержать запуск материалов или работ в систему так, чтобы они полностью соответствовали Барабану и Буферу. Не стоит запускать работу раньше установленного графика, даже если много рабочих центров в этот момент находятся без работы.

Вопрос: Будет ли растянуто общее время выполнения, если добавить Буфер?

Ответ: Нет. Чтобы этого не случилось можно применить «Обратного» Паркинсона.

1. Если работа растягивается только на, то время, которое на нее отводилось, то можно начать понемногу сокращать плановый срок. Если говорить о применении этого в практике, то время получалось сократить вдвое. Вот это уже позволит получить отличные результаты. Работы будут закончены гораздо раньше поставленного срока при наличии буфера на Мэрфи. Подобное вполне можно назвать правильным планированием.
2. Если рассматривать планирование, как перечисление мероприятий, то оно не может привести ни к одному продвижению изменений. Мероприятия должны следовать друг за другом и зависеть одно от другого, также они обязательно должны предполагать достижение одной цели. Если мероприятия не дополняют друг друга, то после их выполнения, вы все равно не сможете даже на шаг приблизиться к поставленной целее.
3. План – это поставленная цель или же результата, которого вы хотите достичь. Также это срок, расчет сил, средств, стоимость каждого из пунктов плана, последовательность всех необходимых действий, мотивация за выполнения всего плана. Важно обратить внимание на измерительный результат действий по каждому отдельному пункту вашего плана. Еще большую роль играет четкое определение ресурсов.
4. Прежде, чем записывать все пункты плана, нужно ответить на вопрос: «Почему именно это действие может привести к желаемому результату?». Если данный пункт не сможет приблизить вас к поставленной цели, его нужно убрать из общего плана. Чем меньше в плане будет ненужных пунктов, тем быстрее и лучше получится достигнуть желаемой цели.
5. Из всех написанных пунктов плана, сосредоточиться нужно только на одном. К его выполнению нужно приложить максимальное количество усилий. Одновременно с этим пунктом можно запланировать еще два и заниматься ими тогда, когда в первом будет перерыв или свободное время.
6. Если ты хочешь сделать все одновременно, то нужно себя пересилить. Отодвиньте не столь важные пункты на последнее место и начинайте ими заниматься только после того, как будут выполнены первые три задачи.
7. Регулярное никогда не сможет разработать или внедрить что-то новое. Поэтому нет никакого смысла нагружать своих работников дополнительной нагрузкой. В таком случае регулярное и новое все равно не будут завершены до конца. Чтобы решить эту проблему, можно создать дополнительную временную группу. Подсчитайте правильно время и объявите людям о том, что определенный процент времени они будут заниматься исключительно делами временной рабочей группы. Только тогда можно будет получить положительный результат.
8. Во время планирования желательно использовать график Ганта. Я считаю, что это наиболее удобный способ планирования. Все мероприятия должны обязательно зависеть друг от друга и иметь специальный Буфер.
9. Очень важно изобрести для своего предприятия стандарт плана и работать исключительно в нем. Тогда будет гораздо проще планировать и выполнять пункты поставленного плана.
10. Не стоит залезать в «Красную» зону. Так, как совершенно все планирование и управление теперь находится на скорости «Съедания» буфера, то руководитель должен отслеживать «Красную» зону с помощью своего помощника. Также можно воспользоваться программой, которых на сегодняшний день очень много.
11. Все должны знать единый слоган компании: если присутствует хоть малейшее отклонение от плана или невыполнение какого-то мероприятия, то об этом нужно немедленно доложить руководителю. Наказывать работников в такой ситуации нужно не за невыполнение пункта плана, а за то, что они не вовремя доложили о проблемах.
12. Самой главной частью успеха считается мотивация, которая обозначается в плане. Если человек не будет знать, что именно он получит за выполнение того или иного пункта плана, то он не будет достаточно работать и все пропадет.
13. Завершение каждого пункта плана обязательно должно содержать акт сдачи работ в регулярный бизнес. Чтобы не потерять созданное, очень важно иметь переход ответственности.